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隨著新《公務員法》的貫徹實施以及事業單位體制改革的不斷深入,如何更好地選拔人才、培養人才、激勵人才;如何實現科學化、精細化管理,如何提高管理效能,對機關事業單位傳統的人事管理工作提出了新的挑戰。


存在的主要問題

 

機關事業人事管理存在的主要問題可歸納為以下幾點:

1、很多機關事業單位人事管理相關業務處室眾多,人事管理按職能“條塊分割”的現象比較嚴重,各方面的人事信息難以有效集中、實時共享。

2、審批等人事流程業務環節多,辦事周期長?;夠嶸婕昂芏啾碭褡柿?,過程比較復雜,不容易進行跟蹤和監管。

3、紙質為主的檔案文件管理也有諸多的不便?;愕ノ緩透鋈撕苣言詰諞皇奔浠袢∷櫳畔?。

4、由于沒有有效的人事管理信息系統輔助管理,每月人事檔案、工資、報表等繁瑣的事務性工作,耗盡大量的時間和精力,難以投入到從事人才的激勵、考核、開發等工作。

5、一些單位開始引入績效考核,考核的工作強度決定了考核頻率的有限性,基本是一年考核一次,由此而帶來的近視效應等問題愈發突出,使考核的公平、公正受到質疑。

6、單位的領導在進行人事決策時,不容易取得及時的統計數據和深入的圖表分析,影響了決策的時效性和科學性。單位的職工也難以隨時了解與自己相關的人事信息,對人事服務滿意度較低。 

改進方向

 

基于對機關事業傳統人事管理存在問題的分析,解決這些問題,宏景認為至少要借助信息系統實現以下管理方式的轉變:

1、人事信息由分散管理轉變為集中管理,建立統一的人事信息數據庫,為各級領導、人事工作者方便、快速、準確、全面地提供人事信息。

2、實現人事統計信息的自動生成和匯總,使人事信息由傳統的手工處理轉變為計算機處理,由單機應用轉變為網絡化應用,實現網上自動生成和網上填報,提高數據的準確性和時效性,同時大幅度降低統計成本和統計人員的工作負荷。

3、根據機關事業單位管理規范,建立人事綜合職能管理系統,實現編制、調配、職稱、考錄、工資、考核、任免、離退休等人事業務的計算機網絡化管理,提高工作效率與質量。改變傳統業務處理方式速度慢、效率低的弊端。

4、實現人事審批等業務流程電子化,在系統中方便地跟進審批等業務進展,對人事流程的每個環節進行追蹤管理,提高工作人員的辦事效率,優化業務流程。

5、利用信息技術對績效考核情況、人才結構和能力水平進行深入分析,為上級領導和人事部門在進行選拔任用等人事決策時提供可靠的數據支持。

要實現上述轉變,保障機關事業單位的人事管理方式變革得以落實和執行,必須借助e-HR這一信息化系統來實現。

(一)整合單位人事信息,打造一個信息共享的網絡平臺

利用e-HR人事系統構建單位人事信息數據庫,按照管理范圍組織層級,授予相應的權限,對人員的基本信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析,相關領導能夠對單位的人才狀況和人才的分配、使用情況更加準確的掌控,從而挖掘本單位人才潛力,進一步從整體上進行組織機構與人員配置的優化,將合適的人安排到適合的崗位上,同時,包括高層領導、人事部門領導、各部門領導以及職工都能夠從這個平臺上獲取自己所需要的相關信息,促使全體人員都夠參與到單位人事管理當中來,在很大程度上減輕了人事部門在事務性工作上所花費的時間和精力。

(二)業務流程電子化,架起全面人事管理溝通的橋梁

通過eHR系統建立單位的電子化業務流程平臺,將人事管理業務流程通過信息化平臺管理起來,然后對各級管理人員、人事業務人員和廣大員工進行授權,使人事審批等業務辦理可以不受時間和地點的限制,在這個過程中,以往業務流程中不合理的環節也會隨之暴露出來,可以重新加以優化,使人事業務流程與單位管理實際更充分地整合。

(三)運用薪資系統,高效完成晉級晉檔調資等勞資工作

機關事業的晉級晉檔工作需要套用很多條件和復雜的計算,費時費力,效率低下,極易出現偏差和失誤。利用人事管理信息系統處理后,對于職務變動引起的工資變動以及每年按期晉升薪級工資,只要使用預先定義好的模板,即可自動計算出變化后的職務工資、薪級工資等,包括“雙肩挑”的情況也可以使用相關模板自動計算出結果,不再需要查閱相關的標準表和文件規定,大大提高了工作效率。利用e-HR系統,工資的核算、統計、發放等工作 “一鍵式”完成,對工資發放情況按照相應的統計規則進行統一的分析處理,生成各類工資分析報表,對工資報表和各種工資數據進行自動審核。同時,職工可以在自助平臺上查看自己的工資表,結合自己的出勤情況與績效考核結果,核對自己的工資。

(四)運用績效系統,讓績效考核輕松高效進行,結果更加公平,公正,具有公信力

傳統的考核模式,由于缺乏計算機的輔助,考核成本巨大,管理者不得不選取簡單的考核模式,但簡單的考核模式勢必難以實現量化、多角度的衡量評價,過低的考核頻率必然帶來“近視效應”,“暈輪效應”等,再加上“老好人”等人為因素的干擾,考核工作的公平、公正很難保證。這些令管理者頭疼的問題通過使用eHR系統就可以迎刃而解。運用eHR系統,可以在線完成績效考核的打分,自動計算考核結果,還可以就考核結果進行多角度的智能對比分析,幫助領導選拔優秀人才;通過員工自助平臺,員工還可以在線查詢個人的績效考核結果,員工的每一次考核結果都會記錄在系統里,是優秀的,還是不能勝任的,通過系統一目了然,如有不同意見,還可以通過系統直接進行反饋,使員工及時了解自己的績效情況。此外,系統后臺的各項參數設置可以有效的控制“老好人”“泄私憤”等人為因素的干擾,使考核結果更加公平與公正。

(五)運用培訓系統,有效的管理和最大化的使用培訓資源

以往都是各部門、各下屬單位各自規劃培訓體系,造成許多培訓資源的浪費。事實上,所有的培訓課程及記錄都可以由相關人事部門進行統一規劃及管理,統籌規劃一個開放式的培訓平臺,將所有的培訓資源、培訓計劃、培訓教材、培訓教師、培訓場所進行統一管理,并把即將進行的培訓課程發布到信息平臺上,讓全體職工充分了解這些信息,然后有選擇性地去報名參加某些培訓項目,并將培訓效果及最終的評估反饋都記錄在系統中。此外,有了這樣一套信息化平臺,培訓的方式也可以有所變化,改變傳統的課堂固定式培訓,將培訓資料及課件發布到網上,實現培訓資源在全單位范圍內的共享,達到價值利用的最大化,有效地解決了傳統培訓的諸多弊端,滿足隨時、隨地、不同群體的培訓需求。

(六)多角度人事信息圖表分析,為領導人事決策提供輔助

通過eHR系統可實現對人事信息的全局把控,及時準確地完成各種人才狀況的靜態結構分析和動態趨勢分析。及時準確地掌握單位的人才結構情況、變化調整情況,為單位各級領導和人事部門制訂有關政策提供信息服務,為單位制訂整體人才開發規劃提供數據依據,在此基礎上合理配置人才,充分開發和利用人才。


成功案例

農業部

農業部系統目前包括種植業、畜牧獸醫、漁業、鄉鎮企業、農墾、農機化等幾個領域,機關公務員共計500余人,部屬事企業單位110家,職工2萬余人。1998年,農業部機構改革,成立了人力資源開發中心,其中主要的職責就包括人事檔案管理、人事統計和信息化建設工作。

應用成果:

1、早在2002年,農業部就在直屬單位推廣了宏景世紀軟件公司的HRP系統;

2、農業部部機關及下屬單位利用HRP系統進行信息維護、干部任免、報表統計、工資管理等日常業務,大大的提高了工作效率;

3、2006年,對原有的HRP系統進行升級改造,在宏景世紀B/S產品HJ-eHR4.0基礎上,結合農業部人事司的部分需求開發完成《農業部人事管理信息系統》;

4、B/S系統除了實現干部任免、人員查詢、統計分析等日常人事管理工作外,還實現了員工自助、領導自助和出國政審等功能;

5、農業部機關全體人員可以隨時進行網絡遠程個人信息更新、查詢、統計、表格下載、提交建議、瀏覽公告及規章制度,改善職工與部機關人事部門的溝通;

6、部機關各業務處室以及部屬事業單位通過此系統進行人員調入、調出、離退、干部任免、出國政審等業務的網上辦理,規范了部人事司業務管理,達到了多部門協同工作,優化了管理流程。

  

中國科學院行政管理局

中國科學院行政管理局始建于1955年,是科學院院機關職能部門。1991年機構改革成為院直屬事業單位。全局現有6個處室,10個二級單位,9家下屬企業。

背景:

中科院行政管理局下屬單位經營的產業以物業、文化傳播和教育為主,還涉及綜合服務、旅游、廣告和體育健身等業務,分支機構眾多,并且人員流動性大,在管理中,既有局機關對下屬企業的集中化管理,又有各下屬企業相當獨立的管理。在這樣的管理模式下,局機關對下屬企業的所有人員信息無法進行統一管理,無法實時掌握各種人員變動,薪酬福利和績效結果等數據,更無法利用數據開展更為科學的分析、決策。下屬單位完全依靠手工和excel表格對人力資源進行管理,耗費大量的人力和精力,卻又無法及時準確的把數據傳遞到局機關。

 

應用成果:

1、建立了統一的人力資源數據庫

以往,人事信息的完整和準確一直是中科院行政管理局沒有很好解決的問題,由于中科院行政管理局下屬單位人員龐雜,既有事業編制人員,又有按照企業方式聘用的人員,而且二、三級單位多,人員流動性較大。導致局人力資源部無法及時準確的掌握下屬單位的人員信息和人事變化。為人事信息的統計照成的較大的困難,局領導也無法根據所掌握的信息做出準確的決策。

通過e-HR系統建設,根據國家事業單位的人事管理制度和行管局自身人力資源管理制度,建立了一個涵蓋全局所有單位的人力資源管理數據庫。這個數據庫既適應事業單位人事管理體系,又適應企業的人力資源管理。各下屬單位通過網絡接入到系統中,根據各種人事業務的需要,從不同角度對數據進行日常更新、維護,極大提高了數據更新的及時性和準確性。各級人力資源部通過系統進行統計、查詢,全方位,多層次的掌握人力資源信息。

2、實現了工資管理的信息化

作為借鑒企業模式運作的事業單位,行管局擁有事業單位和企業兩種工資模式,這為工資管理帶來了很大的難度。以往,每一次對事業工資做晉級、職務晉升等變動時都需要耗費大量的時間和人力,

在應用e-HR系統后,所有涉及事業單位工資模式的調整都由系統自動完成。每一次調資,系統將把需要調整的人員篩選出來,并把人員信息自動調入工資變動模板,變動模板通過已設定好的各種調資模式的計算公式,批量對需要調資人員進行調整,同時開可以打印出標準的調資審批表。

在工資發放管理上,e-HR系統解決了局人力資源部對下屬單位薪資管理中存在諸多的問題。以往,下屬單位發放完工資后,以工資臺帳和匯總報表的形式上報給局人力資源部,但臺帳中的人員數據往往無法與人力資源部掌握的人員數據相吻合,并且數據上報不及時。通過使用e-HR,下屬單位可以對不同類別的人員進行工資核算,大大提高了工作效率;完成工資發放后,可生成工資臺帳和工資匯總,局機關人力資源部可以直接從系統中調出當月的工資臺帳和匯總報表,從根本上解決了以往工資報表上報不及時的難題。

此外,工資發放完畢后,e-HR可根據銀行數據格式的要求,設計數據轉換格式,直接取數生成銀行報盤數據;并且可以自動生成個人所得稅報稅表,從而減少了財務人員的重復錄入。

3、實現了報表電子化

局人力資源部的一個重要的工作就是匯總和填報各種人事報表。由于身兼事業單位和企業的雙重身份。每年都要要填報事業單位人事統計年報、工資年報以及科學院人力資源管理年報。此外,下屬單位每月還要上報各種人事管理報表給局人力資源部,這些工資以往都是通過手工完成,既耗費了大量的人力、時間,而且還無法保證統計的準確性。

e-HR系統很好的解決了這個問題,通過系統的報表管理功能,各種人事統計報表可以通過人力資源數據庫的數據自動生成,確保了數據的準確性,并且可以通過報表編輯進行反查、校驗,進一步保證數據的準確度。下屬單位可通過系統直接上報給局人力資源部,局機關只要在系統中對下屬單位的報表進行自動匯總就可以完成整個報表的填報工作。系統還可以隨時對報表的樣式、計算條件進行修改,以滿足實際工作的需要。